Comment utiliser le répondeur automatique
A partir du pack Domaine STRATO vous disposez, dans votre espace Client, de notre répondeur automatique pour gérer d’une manière automatique vos e-mails en votre absence (vacances, jours fériés...). Cet article vous explique comment le faire fonctionner de façon ciblée.
Il décrit également comment procéder à la configuration du répondeur automatique pour vos boîtes e-mails. Pour cela, vous avez uniquement besoin de votre numéro de Client et de votre mot de passe afin de vous connecter à l'espace Client.
Que fait un répondeur automatique ?
Un répondeur automatique répond automatiquement aux e-mails reçus à une certaine adresse e-mail, avec un texte personnalisé prédéfini. Une utilisation typique d'un répondeur automatique est la confirmation automatique par e-mail pour les requêtes. L'e-mail renvoyé par le répondeur automatique peut par exemple ressembler à ceci :
| "Merci pour votre e-mail. Votre demande a été transmise à la personne compétente. Une réponse vous sera apportée par ses soins dans les plus brefs délais." |
Celui qui a envoyé la demande reçoit ainsi directement la confirmation que sa demande a bien été enregistrée et sait donc que son e-mail recevra une réponse. Les répondeurs automatiques sont également pratiques lorsque vous êtes en vacances ou en déplacement. Vous pouvez alors répondre automatiquement aux e-mails entrants avec un texte qui peut être :
| "Merci pour votre e-mail. Je ne peux vous répondre pour l'instant. Je serai absent jusqu'au 28 de ce mois. En cas d'urgence, merci de vous adresser à collegue@notreentreprise.fr." |
Ainsi, tous ceux qui souhaitent prendre contact avec vous sont informés et ne perdent pas patience si le temps de réponse leur paraît trop long. Avec notre répondeur automatique, vous pouvez même choisir directement une période durant laquelle vous souhaitez que les e-mails automatiques soient envoyés.
Un répondeur automatique est également utile si vous changez d'adresse e-mail. Durant la phase de transition, vous pouvez déjà utiliser le répondeur automatique pour faire part de votre nouvelle adresse.
Il arrive aussi que l'on utilise un répondeur automatique comme un appel par fax. Une utilisation possible serait par exemple la mise à disposition d'une liste de prix par répondeur automatique. Pour cela, vous pouvez configurer une boîte e-mail séparée, nommée par exemple listeprix@monnomdedomaine.fr. Comparé à la mise à disposition du texte sur un site internet, l'avantage est que vous recevez l'adresse e-mail du demandeur. Celui-ci n'est donc pas anonyme, comme à la consultation d'un site internet.
Mise en place du répondeur automatique
Connectez-vous dans votre espace Client protégé par mot de passe, entrez ensuite dans l'administration mail de votre pack.
Dans l'administration de l'e-mail, vous aurez un aperçu des comptes e-mail mis en place.
Un répondeur automatique est toujours lié à une seule des boîtes e-mail mises en place et à ses alias. Dans la liste, choisissez la boîte e-mail pour laquelle vous souhaitez configurer un répondeur automatique. Cliquez ensuite dans la ligne de titre du tableau sur Modifier la boîte e-mail.
Sur la page suivante, vous pouvez créer et modifier un répondeur automatique pour la boîte e-mail choisie. En cliquant sur Message d'absence, une zone de texte s'ouvre et vous pouvez y saisir le texte de votre message de réponse automatique. Vous disposez de 600 caractères.
Vous pouvez définir une période durant laquelle le répondeur automatique doit être actif. Pour cela, saisissez les dates de départ et de fin souhaitées.
Dans la zone de texte, indiquez l'objet de l’e-mail et le texte que vous souhaitez envoyer de façon automatique. Ensuite, cochez la case Activer le message automatique d'absence.Enregistrez enfin vos paramètres pour activer votre répondeur automatique.
Pour désactiver par la suite le répondeur automatique, décochez simplement la case et cliquez à nouveau sur Enregistrer.
Avec l'option Nombre de jours pour un message automatique au même destinataire, vous pouvez déterminer à quelle fréquence l'expéditeur doit recevoir votre message d'absence. Si vous choisissez par exemple 01, l'expéditeur reçoit chaque jour une réponse automatique d'absence s'il envoie chaque jour un e-mail. Si en revanche vous choisissez 07, l'expéditeur ne reçoit votre message d'absence qu'une fois par semaine, même s'il vous envoie plusieurs e-mails dans la semaine.
Veuillez noter que si vous avez créé des règles de filtrage pour votre boîte e-mail, vérifiez que le répondeur automatique est bien en première place dans les règles de filtrage des conflits avec les autres règles peuvent se produire.
Au besoin, déplacez les filtres avec les boutons "vers le haut" et "vers le bas" pour que le répondeur automatique se retrouve en première place.
Dans les cas suivants, la réponse automatique n'est PAS envoyée :
- le champ From est vide
- le champ From contient "noreply@..." ou "newsletter@..."
- l'e-mail contient un en-tête "Auto-Submitted" avec une valeur différente de "no" (c'est-à-dire que l'e-mail a été créé par une procédure automatique)
- l'en-tête From est "MAILER-DAEMON@...", "LISTSERV@..." ou "MAJORDOMO@..."
- l'e-mail contient l'un des en-têtes suivants : "List-Id", "List-Help", "List-Subscribe", "List-Unsubscribe", "List-Post", "List-Owner", "List-Archive" (c'est-à-dire que l'e-mail provient d'une liste de diffusion)
- l'e-mail a été reçu en dehors de la période spécifiée un message d'absence a déjà été envoyé à l'expéditeur pour ce destinataire.
Vous trouverez des informations sur les en-têtes d'e-mail ici :
Si vous n’avez pas à portée de main de votre numéro de Client ou de votre mot de passe le paramétrage peut également être effectuée STRATO Communicator. Pour vous connecter à Communicator, vous n’avez besoin que de votre adresse e-mail et du mot de passe associé. Pour plus de précisions, lisez l’article :